Dreh- und Angelpunkt ist das grosse 84-Zoll-LCD-Display mit 4k-HD-Auflösung und leicht zu bedienender Benutzeroberfläche, auf dem mehrere Personen gleichzeitig zeichnen und schreiben können – und das standortübergreifend. Denn mit Hilfe des D8400 sind Brainstormings, Meetings oder Workshops nicht nur auf einen Raum begrenzt, sondern können von verschiedenen Orten gemeinsam durchgeführt werden. Bis zu acht D8400-Einheiten können über das Netzwerk ohne separaten Server oder Software miteinander verbunden werden. So werden Inhalte ganz leicht über ein Videokonferenzsystem – wie dem Unified Communication System P3500 von Ricoh – geteilt und gemeinschaftlich von unterschiedlichen Standorten bearbeitet. Das Interactive Whiteboard D8400 bietet somit die ideale Unterstützung für vernetztes Arbeiten und vermeidet darüber hinaus lästige Zettelwirtschaft sowie das ständige Abfotografieren von Flipchart- oder Tafelnotizen, denn diese können direkt aus dem System gespeichert, verschickt oder ausgedruckt werden. Besonders hilfreich ist hierbei die integrierte Texterkennung (Optical Character Recognition – OCR), die Inhalte und spontane, handschriftliche Notizen konvertiert. 
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