Die Aktenlager AG ist seit September 2002 mit vier Archivstandorten in Basel, Kreuzlingen, Zürich sowie Luzern vertreten und Mitglied im META-Verbund, einem der führenden Anbieter für externe Archivierung und Aktenmanagement in Deutschland. Als alleiniger Anbieter im Schweizer Markt kann die Aktenlager AG mit der Software «ArchiStore®» auf die am weitesten entwickelte deutschsprachige Archiv-Software zurückgreifen.
Der GESCHÄFTSFÜHRER hat sich mit Michel Grasso, der zusammen mit seinem Partner Markus Mayer die Aktenlager AG mit ihren insgesamt zehn Mitarbeitenden leitet, über die Vorteile der externen Aktenlagerung unterhalten.
GESCHÄFTSFÜHRER: Haben Sie sich auch schon geärgert, weil Sie wichtige Akten nicht mehr gefunden haben?
Michel Grasso: (lacht) In der Tat hatte ich es in meiner Arbeit als Speditionskaufmann immer wieder erlebt, wie man fast verzweifeln kann, wenn man Dokumente und Akten in nicht professionell geführten Archiven nicht mehr auffinden kann. Das hat vor rund zwölf Jahren dazu geführt, dass ich zusammen mit Markus Mayer als Partner der deutschen META Archivdepot GmbH in der Schweiz die Aktenlager AG gegründet habe. Wir haben erkannt, dass für Unternehmen nicht nur der schnelle Zugriff auf ihre archivierten Dokumente, welche teilweise gesetzlich vorgeschrieben über zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, essentiell wichtig ist, sondern dass darüber hinaus der Platzbedarf sowie die Sicherung der Daten kostenintensiv sind. Mit der externen Aktenlagerung durch die Aktenlager AG können bis zu 50 Prozent Kosten eingespart werden.
Wir leben aber heute im «digitalen Zeitalter», da sollte doch der Platzbedarf keine so grosse Rolle spielen?
Schön wäre es, aber die Realität sieht natürlich etwas anders aus. Viele Unternehmen haben erst in jüngerer Vergangenheit begonnen, ihre Akten und Dokumente zu digitalisieren, wenn überhaupt. In der Regel liegen also die meisten älteren Aktenbestände nur in Papierform vor, und eine digitale Erfassung wäre zu kosten- und personalintensiv. Deshalb bietet die Aktenlager AG sowohl physische als auch digitale oder sogenannte hybride Lager und Archivierungslösungen, also eine Kombination aus beiden Möglichkeiten an.
Für welche Lösungen sollen sich die Kunden denn entscheiden?
Wir stellen den Kunden passgenaue Lösungen für ihre individuellen Bedürfnisse zur Verfügung. Eingeschlossen ist ebenso die ausführliche Beratung, für welche Bereiche sich eine Digitalisierung grundsätzlich anbietet und an welchen Stellen es gerade auch wirtschaftlicher ist, vorhandene Akten papiergebunden zu archivieren. Unabhängig davon, wie ein Unternehmen die Archivierungskonzepte in seinem Haus kombiniert, gewährleistet META Archivdepot jederzeit den schnellen und sicheren Zugriff auf benötigte Dokumente – komfortabel aus einer Hand. Die eigenentwickelte Archivierungs-Software ArchiStore® dient dabei als gemeinsame Plattform sowohl für digitalisierte als auch für physisch archivierte Akten. Digitalisierte Dokumente hosten wir auf eigenen Servern, die ausschliesslich dafür genutzt werden, oder stellen sie den Unternehmen zur Verfügung, die sie auf ihren Servern selbst verwalten können. 
Die Aktenbestände müssen aber dennoch bewirtschaftet werden, damit man Zugriff hat – es bringt ja nichts, wenn sie einfach in den Lagern der Aktenlager AG verschwinden?
Die Akten werden durch unsere erfahrenen Experten analysiert und erfasst. Wir transportieren die Dokumente in unsere Lager, sortieren, ordnen sowie indexieren die Akten und scannen und digitalisieren sie, wenn dies gewünscht wird. Genauso sorgen wir für eine etwaige fachgerechte Entsorgung.
Wie gewähren Sie die Sicherheit der Bestände?
Die Aktenlager AG ist seit 2009 ISO-9001-zertifiziert. Die Lagerräume entsprechen den modernsten Richtlinien der Gebäudesicherheit und sind gegen Einbruch, Feuer und Wasserschäden gesichert. Gelagert werden die Akten in speziellen Archivboxen. Sämtliche Archivierungsvorgänge wie auch Datenverarbeitung und Abfragen in separaten von den Lagern abgetrennten Räumlichkeiten durch unsere überprüften und absolut vertrauenswürdigen Mitarbeitenden werden per Video überwacht und protokolliert.
Weitere Informationen:

Aktenlager AG
Lyonstr. 14
CH-4053 Basel
Tel.: +41 (0) 61 336 90 07
E-Mail: info@aktenlager.ch
Homepage: www.aktenlager.ch