Zeit- und Zutrittsmanagement-Lösungen haben sich in den letzten Jahren grundlegend verändert und modernisiert. Seit 1993 entwickeln die Zeitexperten der TimeTool AG vollintegrierte, modulare und skalierbare Software-Lösungen und konzipieren passende Gesamtlösungen. Das folgende Interview beleuchtet die Herausforderungen und Lösungen für KMU-Verantwortliche.

Zeiterfassung tönt für mich immer noch nach alter Stechuhr. Heute arbeite ich im Home Office und im Zug, und am Ende des Tages wird meine Leistung beurteilt. Ist Zeiterfassung nicht ein unflexibles Instrument von gestern, welche mich in meiner flexiblen Zeitgestaltung einschränkt?
Dann haben Sie noch alte Bilder aus einer vergangenen Zeit im Hinterkopf. Es gibt ja heute auch kaum mehr das starre, alte Fliessband in der Produktion oder die Schreibmaschine im Büro. Auch wir, als Anbieter von Zeitlösungen, haben in den letzten Jahren einige technologische Wellen auffangen und integrieren müssen, sodass die moderne Zeiterfassung dazu beiträgt, flexible, moderne Arbeitszeitmodelle einzuführen und umzusetzen.

O.k., ich habe ein völlig veraltetes Bild vor mir. Wie ist eine moderne Zeitadministration aufgebaut?
Modular heisst hier das zentrale Stichwort. Zeiterfassung, Absenzen und Arbeitsplanung aus einer Hand. Der betriebliche Ablauf wird mit dem Workflow unterstützt und kontrolliert.

Und wie sieht der Aufwand im Alltag aus?
Die Bedienung funktioniert weitgehend intuitiv. Lange Schulungen sind von vorgestern.

Was habe ich als Geschäftsführung von einer modernen Zeiterfassung?
Die Unternehmensführung hat eine transparente Situation vor sich. Das betrifft nicht nur die reinen Zeiten, sondern auch beispielsweise Angaben zum Projektmanagement. Zudem ist die Integration von ERP wie von SAP und Lohnsystem von Abacus gewährleistet. Das führt zu mehr Effizienz und spart somit auch Geld.

Inzwischen gibt es ja auch gesetzliche Vorgaben, die aber meines Erachtens noch nicht bei allen KMU-Verantwortlichen angekommen sind?
Ja, da gibt es bei einigen KMU-Verantwortlichen noch Luft nach oben. In der Schweiz besteht für den Arbeitgeber nach dem Arbeitsgesetz eine Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit. In den Aufzeichnungen müssen alle Angaben enthalten sein, die für den Vollzug der geltenden Gesetze notwendig sind. Aber wir bauen ja auch mit diesem Interview Hürden ab. Auf jeden Fall bilden die einfachen modularen Strukturen, zusammen mit dem Frontendmodul, eine Lösung, welche auch die aktuellen gesetzlichen Anforderungen an eine Präsenzzeiterfassung abdeckt.

Was haben die Mitarbeiterin und der Mitarbeiter davon?
Sie profitieren zunächst von unserer mobilen Lösung. Home Office, Coworking und andere flexible Arbeitsmodelle werden so unterstützt. Auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben volle Transparenz, was ihre Arbeitszeit betrifft. Das ist heute bei teilweise völlig zerklüfteten Arbeitszeiten nicht ganz unwichtig.

Zudem stehen der Alltag und die einfache Handhabung im Vordergrund. Die ganze Lösung ist vollumfänglich webfähig und läuft in allen gängigen Standard-Webbrowsern. Die Bedienung erfolgt über Drag&Drop-Aktionen mit der Maus, die Daten werden online an den Hauptserver geschickt und sind somit jederzeit und immer aktuell. Sie können parallel sowohl mit der alten wie mit der neuen Lösung arbeiten.

Können Sie die mobile Lösung genauer skizzieren?
Dank einer einfachen Benutzeroberfläche und intuitiver Navigation ist die Zeiterfassung durch die Mitarbeitenden rasch und mobil erledigt. Die App wird mit der TimeTool-Software verbunden, und die Daten werden online zwischen App und Software gesendet.

Springen wir in die Praxis. Gibt es am Eingang des Unternehmens eine sichtbare Hardware-Lösung?
Ein typisches KMU mit Stempeluhren gibt es so heute nicht mehr. Die Mehrheit der KMU-Verantwortlichen wollen heute Lösungen auf dem Bildschirm oder auf ihrem Smartphone und nicht mehr eine klassische Lösung am Eingang.

Etwas anders sieht es dann aus, wenn wir uns aus den Büros in die Produktions- und Lagerräume begeben. Dort findet man noch überwiegend die klassische Stempeluhr. Nur haben diese Lösungen heute ein modernes Gesicht, damit sie mit unterschiedlichen Systemen kompatibel sind. Zum Beispiel passen sie in einen RFID-Rahmen. Effizienz steht auch bei diesen klassischen Lösungen ganz oben auf der Agenda.

Bekanntlich hat aber jeder Trend einen Gegentrend. Wir hatten zum Beispiel einen Informatikkunden, der wollte weg von seiner Smartphone-Lösung und wieder zur Stempeluhr zurück. Sie verwenden wieder einen Badge …

… Und dann hat man es hinter sich und muss nicht wieder ein Extra-Fenster auf dem Bildschirm öffnen?
Richtig. Da gilt dann wieder die Devise. Betreten und Verlassen beginnt an der Stechuhr am Eingang des Gebäudes. Nur sieht diese heute ganz anders aus. Selbstverständlich ist der Eintritt auch mit einem Smartphone möglich. Und man kann sehr individuell Nachrichten einspeisen. Beispielsweise: «Herzlichen Glückwunsch für den erfolgreichen Abschluss des Projekts xy».

Die Angestellten unserer Industriekunden können heute an dieser Stempeluhr direkt ihre Absenzen-Anfrage abgeben. Pausen kann ich dann aber auch am Bildschirm eingeben. Sprich, es sind auch Kombilösungen möglich.

Aber stellt sich da die Frage, was wirklich sinnvoll ist?
Richtig, es muss passen und darf nicht in alltägliche nennenswerte zusätzliche Arbeit ausarten. Lassen Sie uns nochmals auf Ihre Eingangsfrage zurückkommen. Selbstverständlich kann ich heute auch im Zug und im Home Office meinen Arbeitsbeginn und Arbeitsschluss dokumentieren.

Jetzt kommt noch die Kostenfrage zum Zug. Das ist bei Ihren potenziellen KMU-Kunden sicher auch ein wichtiges Thema.
Ja, heute darf nichts mehr kosten. Und früher waren Zeiterfassungslösungen für KMU wirklich eine teure Investition und haben nicht direkt sofort nachweisbar die Produktivität gesteigert. Da mussten wir lange Überzeugungsarbeit leisten. Heute sind durch die Cloud-Lösungen die Angebote sehr viel billiger und gleichzeitig leistungsfähiger geworden.

Geht das noch etwas konkreter?
Der Kunde braucht heute kaum Infrastruktur mehr. Früher musste man die ganze Hard- und Software beziehen. Heute hat man mobile Geräte und hat entweder einen Webserver und muss das Thema Sicherheit überzeugend lösen, oder man kann das billigere, aber gleichzeitig oft leistungsfähigere Modell aus der Cloud nutzen

Es gibt in der Schweiz einige Anbieter, der Zeitlösungen anbietet. Warum soll ich als KMU-Verantwortlicher zu Ihnen kommen?
Es gibt dazu mehrere Argumente. Wir haben seit 25 Jahren Markterfahrung und einige grosse und kleine  Unternehmen als Referenzkunden. In dieser Zeit haben uns einige technologische Wellen vor immer neue Herausforderungen gestellt. Diese Kunden sind immer noch bei uns.

Die Entwicklungen, die wir bei grossen Playern realisiert haben, können wir jetzt auch bei KMU-Verantwortlichen realisieren. Das sind bewährte und ausgetestete Lösungen, die gleichzeitig technologisch auf dem neusten Stand sind. Sie zahlen einen bis zwei Schweizerfranken pro Monat und Mitarbeiter. Das ist auch preislich ein sehr attraktives Angebot. Es ist eine Cloud-Lösung, bei der Sie kein Risiko tragen. Unsere Kunden bewegen sich von zwei Mitarbeitern bis hin zu 60.000 Mitarbeitern, und so sind unsere Lösungen auch skalierbar, und unsere Consulting-Abteilung bringt grosse Erfahrung in der Einführung von Zeitmanagement-Projekten und Beratung bei der Umsetzung von neuen Gesetzen/Arbeitsreglementen und unterstützt bei der Einführung von modernen Arbeitszeitmodellen.

www.timetool.ch